Gerencie melhor suas informações gastando pouco

Você precisa saber como anda seu negócio. Para isso, é necessário acompanhar constantemente a evolução de diversas informações e com base nelas, tomar suas decisões.

Obter e consolidar informações estão entre as tarefas administrativas mais básicas de um escritório. Sua execução geralmente demanda muito tempo quando feita de forma desestruturada.

Verifique se no escritório onde você trabalha, acontece algo mais ou menos assim:

As informações da empresa ficam espalhadas em centenas de planilhas. Elas controlam vendas, faturamento, despesas, marketing, rh, etc. Geralmente possuem nomes próprios, em “homenagem” ao funcionário que a mantém. Não raro se ouvem respostas como “A lista de vendas desse mês tá na planilha do Jorge.”

Quando você precisa obter a evolução de um determinado indicador por um período maior, é necessário aguardar alguns dias, pois há um trabalho de consolidação a ser feito. Várias tabelas precisam ser tratadas, empilhadas e agregadas. Geralmente a pessoa que faz esta atividade já está sobrecarregada tratando, empilhando e somando outras informações.

Para ter uma visão de todas as áreas, leva-se dias para consolidar uma apresentação que resuma em poucas telas, o que todas essas planilhas guardam.

Quando as informações precisam ser atualizadas, todo o processo é refeito manualmente. Tomando quase o mesmo tempo e quantidade de recursos como da primeira vez. Gasta-se mais tempo gerando informação do fazendo sua análise

Muitas empresas ainda trabalham dessa forma. Inclusive aquelas que já não deveriam mais.

O ideal seria que sua empresa/diretoria tivesse um ERP.

Quando se fala em ERP a primeira imagem que me vem a mente é um unicórnio (arco-iris também vale). É aquele software mítico que irá controlar todos os mínimos aspectos do seu negócio.

A promessa é de que o funil de vendas estará interligado com a esteira de entrega, que por sua vez conversará com o estoque, rh, compras, marketing e assim por diante.

O problema é que esse tipo de solução custa caro. São softwares desenvolvidos sob medida.

A manutenção não fica por menos. A menor alteração na estrutura, geralmente (evitando usar a palavra sempre) é feita somente pela empresa que implementou o sistema.

A proposta das empresas que vendem este tipo de solução é implementa-lo forma incremental para aliviar o preço. Ainda assim, para a maioria das empresas, em especial das pequenas, ainda é algo inacessível.

Na maioria das vezes, não resta outra opção a não ser continuar registrando tudo em planilhas, ou naquele semi-banco-de-dados compartilhado na rede, geralmente em Access.

As soluções apresentadas até aqui vão de um extremo a outro. Ou é um sistema caseiro, de eficiência questionável, ou então um sistema customizado, cujo investimento necessário é maior do que o seu orçamento permite.

O que grande parte dos gestores desconhecem, é que existe uma solução intermediária, simples e de baixo custo que ainda não está massificada.

Vamos partir de uma premissa incontestável: Todo negócio precisa ser controlado com base em informações, e estas, via de regra, estão armazenadas em tabelas.

Então, já que o controle do negócio, obrigatoriamente tem que passar por tabelas, por que não trabalhar com elas de uma forma (bem) mais eficiente?

A solução começa com a migração de todas para um banco de dados, o qual usualmente é chamado de Datamart.

“Ok. Se vou trocar um monte de tabelas por outras, o que muda em relação as planilhas com as quais já estou acostumado?”

Muda tudo. Um Datamart viabiliza a adoção de ferramentas específicas para processamento, compartilhamento e apresentação de informações com recursos que vão muito além do que é oferecido por planilhas.

Tenho certeza que ninguém sequer tentará mudar o seu modo de trabalho, baseando-se apenas em uma frase e em uma promessa. Você começa a acreditar quando vê os resultados na prática. A questão é que para ver os resultados, é necessário testar a solução. Investir em um projeto piloto.

Para aqueles que administram seus negócios com pacotes de escritório e querem saber quais seriam os ganhos de complementar essa estrutura com a adoção de um Datamart, seguem alguns dos motivos pelos quais faço esta recomendação.

Um Datamart permite a utilização de um painel administrativo web. Com isso, é possível utilizar as informações de qualquer lugar de forma segura. A comunicação é encriptada por https. As credenciais de acesso são individuais.

Um Datamart permite um controle muito preciso sobre privilégios de acesso. Por exemplo: O usuário somente toma conhecimento das tabelas que estiverem habilitadas para seu login. Só é permitido alterar a estrutura da tabela se isso for explicitamente liberado, assim como ler, apagar, adicionar ou editar registros. É possível permitir que o usuário abra a tabela de clientes, mas possa alterar somente os dados de correspondência e seja impedido de alterar os demais campos.

Capacidade de armazentamento superior. Bilhões de registros, milhares de tabelas. Não é mais necessário separar seus dados históricos por mês ou ano. Basta ir inserindo as informações indefinidamente.

Estando em um único ambiente, todas as tabelas se comunicam. Não é mais necessário baixar tudo para sua máquina para se realizar algum estudo. Todos os cruzamentos e agregações podem ser feitos remotamente e você já baixa um resultado pré-processado para que eventualmente seja trabalhado em sua planilha. Esse pré-processamento é armazenado na forma de comandos, o que facilita seu reuso

Um Datamart viabiliza a implementação de uma ferramenta de ETL.

O que é uma ferramenta de ETL?

Uma ferramenta de ETL, é o que viabiliza a adoção de um Datamart!

Ele é responsável por todo o processamento das informações que estão no Datamart. Exemplos: atualização, importação, regras de negócio, envio de mala direta, atualização de sites, envio de reports, execução dos backups, rotação dos logs, envio de alarmes, aviso de uso de disco e o que mais for necessário.

Para saber mais, segue o link para outro post onde estão maiores detalhes:

https://gren.com.br/blog/o-que-faz-uma-ferramenta-de-etl/

Além do ganho com automação, há mais segurança, pois o histórico de alterações fica registrado: Login, DataHora, IP e detalhes da modificação. As evidências para auditoria ficam guardadas em arquivos de log. Quando este arquivo ultrapassa um determinado tamanho, ele é compactado e um novo é automaticamente criado.

Uma situação real: Você enviou aquela planilha de custos por e-mail e agora está voltando pra casa. No meio do caminho, você é informado que esqueceu de atualizar um item o qual você conhecia decor. O que é feito? Você volta pra empresa, liga seu computador, corrige um único registro e envia novamente toda a planilha por e-mail, com o sufixo “V2”. Nem pensar em compartilhar via rede, afinal aquilo é um documento que precisa ficar registrado em algum lugar.
Agora, a mesma situação utilizando um Datamart: Você pega o seu celular, abre o navegador e corrige o registro incorreto.

O backup das informações é centralizado e ocorre automaticamente, fora do horário de expediente, eliminando assim a necessidade de cada área gerenciar esta atividade. O formato do backup também é aberto (um texto de alguns GB). A restauração é feita com uma linha de comando. Os snapshots do banco são versionados. A rotação desse versionamento é automática. Ao final de cada processo, os interessados recebem um e-mail contendo o resumo do processamento.

Em um Datamart, não é necessário baixar uma tabela inteira. O que trafega pela rede, são apenas as informações essenciais. Para obtê-las, você utiliza SQL ou ferramentas que permitam fazer isto de forma gráfica.

Existe a opção de configurar sua planilha para sincronizar informações. Depois, a única providência necessária, é apertar um botão.

A mesma estrutura usada internamente, passa a ser compartilhável com terceiros. O próprio fornecedor externo pode acessar uma tabela específica do seu banco de dados e atualizar as informações, tanto pela interface web quanto em lotes, através de processos agendados. As novas informações ficam imediatamente disponíveis e mais uma vez se reduz a quantidade de planilhas anexadas por e-mail.

Um fornecedor externo acessando diretamente minhas informações? Como fica a segurança?

O fornecedor jamais irá acessar as suas informações. Ele poderá acessar somente o que estiver liberado para ele. Os logins são individuais, por CPF ou qualquer outra chave individual. Toda comunicação é criptografada, tanto para o acesso web quanto para os processos batch. Somente a(s) tabela(s) liberadas ficam disponíveis. É possível implementar restrições de volumetria. Os logs para auditoria continuam ativos. Você controla todos os limites de acesso. É simples e realmente funciona.

Por falar em volumetria, vale comentar outro benefício. Um banco de dados permite adotar diversos tipos de limitações. Por exemplo: ao incluir um e-mail já existente em sua base de mailing, o próprio banco de dados rejeita a inserção e alerta o usuário. Também será rejeitada, qualquer tentativa de inserir um valor textual no campo “preço”. Com isso, elimina-se mais um gargalo de produtividade, que são as atividades de qualificação das informações.

Todos os funcionários pode acessar as informações simultaneamente. Nada vai cair, nada vai travar e nenhuma informação vai se perder. Um banco de dados possui mecanismos para gerenciar acessos concorrentes.

Frases que tendem a acabar: “Não consegui fazer aquele estudo porque ele não me entregou a última versão da planilha de marketing”. As informações agora estão todas atualizadas em um único local. Tudo vira auto-atendimento.

O termo “consolidação” também tende a ficar obsoleto. Uma vez no Datamart, qualquer consolidação se resume a alguns comandos. Estes por sua vez, podem (e serão) automatizados.

Não é mais necessário fazer o compartilhamento de tabelas através de pastas na rede, que é uma das principais formas de propagação de vírus.

Montagem de apresentações recorrentes se tornam desnecessárias, uma vez que as informações de qualquer período ficam a disposição através de um dashboard web. (Quer conhecer o nosso? Clique aqui)

Quando o responsável pelo cálculo das metas de vendas precisar de um novo campo de controle, ele próprio pode fazer isso pela interface web de administração. O pessoal da TI sequer precisa ser envolvido. As pessoas continuam com a mesma autonomia quando trabalhavam com planilhas.

É possível ter quantas cópias forem necessárias de todas as ferramentas citadas, uma vez que não há custos de licenciamento.

Não é necessário possuir privilégios administrativos para a instalação destas ferramentas. Todas são portáveis.

Se a adoção de um Datamart, pode resolver tantos problemas, por que as empresas ainda preferem trabalhar com planilhas?

A resposta é autonomia.

Com planilhas, consigo fazer o que preciso, sem depender de um analista.

O maior obstáculo para a adoção de um Datamart, é o processamento de dados. As ferramentas costumavam ser pouco amigáveis e caras, o que afastava a possibilidade de adoção por pessoas não-técnicas. No entanto isto mudou. As ferramentas possuem interface gráfica e permitem que pessoas sem uma formação específica em TI, possam gradativamente, ter o mesmo nível de autonomia com a qual estavam habituadas com suas planilhas. A melhor parte é que todas as soluções aqui sugeridas são baseadas em ferramentas que não possuem custo de aquisição.

Tudo free??? Como que o dono da ferramenta ganha dinheiro com isso? É confiável?

Bom, depois de uma década trabalhando com ferramentas open-source, posso afirmar: SIM, são confiáveis. Gigantes como Google e Facebook nasceram (e continuam) usando ferramentas deste tipo, além de terem se tornado sponsors de muitas delas. Outro exemplo é o WordPress, que é uma ferramenta aberta que é a base de quase 1/3 de todos os sites do mundo. O desenvolvimento da ferramenta de ETL que utilizo é patrocinada pela Hitachi. Os exemplos são muitos.

Mas como os fornecedores ganham dinheiro com ferramentas grátis?

A resposta é: vendendo serviços, e não mais ferramentas. O modelo de negócio mudou. Também recebem publicidade grátis, como a que acabei de fazer.

Quando algumas pessoas-chave da sua empresa dominarem esta estrutura de trabalho, o nível de automação de atividades vai a um novo patamar. Estou afirmado isso com base em um histórico de projetos muito bem sucedidos.

O investimento é pequeno, quando comparado aos potenciais benefícios.

O resultado é menos tempo gasto para gerar informação e mais tempo disponível para seu time realizar estudos e ações que efetivamente agreguem mais valor ao seu negócio.

Sua empresa se torna mais produtiva, os negócios prosperam e quem sabe um dia, sua empresa não adquire um ERP?

Até lá, um Datamart é a solução mais eficaz e com o melhor custo-benefício que sua empresa pode ter. Faça um teste. Implemente um projeto-piloto em uma atividade específica e depois compare os resultados.

Se sentiu falta de alguma informação ou ficou com alguma dúvida, entre em contato.

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