Toda empresa precisa realizar estas 3 atividades: Controle de Documentação (Faturas, Notas Fiscais, Contratos...) Criação de Processos (Fluxos de autorização, Pagamentos...) Consolidação de indicadores (Resultados Financeiros, Vendas...)
Normalmente o trabalho é feito desta forma: Documentos: Ficam armazenadom em uma Pasta compartilhada na rede. Processos: Troca de e-mails. Consolidação: Várias planilhas trabalhadas manualmente de forma recorrente.
O ideal seria poder organizar documentos, implementar processos e realizar consolidações automáticas a partir de uma única plataforma, de forma centralizada, automática, segura e com baixíssimo custo de manutenção. Se possível, via web.
Centralizar as informações e ter acesso a elas de forma segura não significa necessariamente ter que adquirir sistemas customizados e caros. Por falta de conhecimento em outras soluções, escritórios se organizam exclusivamente por planilhas, o que acarreta uma série de problemas.
Com base em uma experiência muito bem sucedida em uma das maiores empresas do país, foi desenvolvida, durante 5 anos, uma estrutura de gerenciamento de informação bastante simples e de baixo custo, ainda pouco difundida e que trouxe resultados bastante satisfatorios. Não houve necessidade de se investir em desenvolvimento customizado nem em licenciamento de softwares proprietários.
Esta solução está em produção a quase uma década em uma das maiores empresas do país. Neste período, não houve uma só ocorrência de falha, perda de informação ou mal funcionamento. Os backups são diários e automáticos.
As informações passam a ser compartilhadas em tempo real. Acabam trocas de email e planilhas entre as áreas. Todas as informações ficam a disposição em um painel de auto-atendimento web. A atualização é automática e as tabelas podem ser consultadas e atualizadas de forma individual ou em lote. As tabelas podem ser exportadas para planilhas (csv)
Tudo fica registrado. Todas as alterações nos dados são registradas. Ao atingir um determinado tamanho, o arquivo de log dá lugar a um novo e em seguida é automaticamente zipado e movido para uma pasta de "arquivo morto" por tempo indeterminado. Fica registrado: Usuário, IP, Data/Hora e as Alterações executadas.
Consolidação automática. Uma vez que todas as tabelas estão em um mesmo lugar, as consolidações passam a ser automatizáveis. Resultados que levavam dias para serem divulgados, passam a ter acompanhamento quase que em tempo real.
Fluxos de aprovação. Uma vez que o controle de acesso passa a ser pelo banco de dados, é possível que um determinado campo seja alterado apenas pelo gerente ou diretor. É a forma mais rápida de se construir fluxos de aprovação com envio de alertas.
Documentação. Vamos tomar como exemplo, o controle de Faturamento. Registre as datas de pagamento, valores, faça o upload e atualização das faturas e notas fiscais em pdf, atualize os campos de encontro de contas de forma massiva. Através desta tabela é possivel, tanto consultar os documentos on-line quanto realizar consolidações para um dashboard executivo.
A relação de ganhos e melhorias acima, foi obtida de projetos reais, os quais ainda estão em produção.